Cómo guardar tickets de gastos de autónomo desde el móvil sin perder deducciones

Repostas, compras material, pagas un peaje y guardas el ticket en la guantera. Tres semanas después está doblado, con la tinta medio borrada, y no sabes si era de la obra de la calle Mayor o de tu coche. Ese gasto lo has pagado tú y puede que no lo puedas restar.

Aquí tienes un método para guardar los tickets de gastos de un autónomo desde el móvil: qué diferencia hay entre ticket y factura, cómo hacer la foto en el momento, cuánto tiempo conservar los justificantes y qué preparar al cerrar el trimestre. Al final, cómo lo hace WOWI y qué tienes que revisar tú.

Lo que llamas «ticket» es, legalmente, una factura simplificada. Puede sustituir a la factura completa cuando el importe no supera 400 € con IVA incluido, o hasta 3.000 € en operaciones como ventas al por menor, restauración, aparcamiento o peajes de autopista (art. 4 del Reglamento de facturación, RD 1619/2012).

Lleva lo básico: número, fecha, datos del emisor, qué se vende, tipo de IVA y total. No desglosa la cuota ni pone tus datos. Ahí está la diferencia:

Para restar el IVA hace falta tener el documento justificativo, y el que no cumple todos los requisitos no justifica la deducción (art. 97 de la Ley del IVA). Por eso, si la compra es de trabajo, pide en el momento «factura a nombre de…». En gastos pequeños puedes conformarte con el ticket, que justifica el gasto pero no el IVA; en un repostaje o en material, pide la factura. Por encima de esos límites, o en operaciones que no admiten ticket, la factura completa es obligatoria.

Si quieres ver cómo se aplica esto a un oficio concreto, mira qué gastos entran y cuáles se discuten.

La regla es una: el ticket se fotografía donde lo recibes, no en la mesa de la cocina el domingo. Si lo dejas para fin de trimestre, hay tickets que ya no se leen (el papel térmico se desvanece con el calor y el tiempo) y otros que no sabes a qué obra iban.

Una rutina de 30 segundos, en el momento:

1. 1Pide la factura a tu nombre si es una compra de trabajo.
2. 2Haz la foto con el ticket entero, plano, con luz y sin dedos delante.
3. 3Revisa fecha, proveedor, base, IVA y total. Suma base más IVA y comprueba que da el total.
4. 4Elige la categoría y, si te ayuda, apunta para qué obra o vehículo era.
5. 5Guarda el papel original en un sobre.

Las fotos que dan problemas:

• ❌Ticket cortado por arriba (sin el NIF del comercio) o por abajo (sin el total).
• ❌Foto movida o con una sombra que tapa el IVA.
• ❌Ticket doblado o arrugado sin alisar.
• ❌Solo el recibo del datáfono, sin el ticket de la compra.

Estos son los datos que tienes que poder leer en cada gasto (y, para saber qué gastos entran, mira la lista completa de gastos deducibles de un autónomo):

La AEAT fija el plazo de conservación de las facturas recibidas en 4 años, el de prescripción. Si el gasto es un bien de inversión con IVA en regularización, se guardan durante ese periodo y los cuatro años siguientes. Se pueden conservar en papel o en formato electrónico, si se garantiza la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad.

Ojo con la foto. Para poder prescindir del original en papel, la Orden EHA/962/2007 (art. 7) exige una digitalización certificada: imagen fiel e íntegra, firmada electrónicamente y hecha con software de digitalización certificado. Una foto normal del móvil no cumple eso, y la de WOWI tampoco se presenta como digitalización certificada: es una copia para registrar el gasto y no perder el dato.

Guarda el original de los tickets que importen en un sobre por trimestre. Si quieres quedarte solo con lo digital, pregunta a tu gestor cómo hacerlo con garantías.

Cada trimestre cierras dos cuentas: el IVA (modelo 303) y, si estás en estimación directa, el pago fraccionado del IRPF (modelo 130). Los plazos coinciden: del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero para el cuarto trimestre. Para ambos necesitas lo mismo de tus gastos: fecha, base, IVA y total de cada uno.

Una semana antes del plazo, repasa:

1. 1Huecos: gasolina, peajes y material sin ticket registrado.
2. 2Facturas completas: las compras grandes de material, con tus datos y el IVA desglosado.
3. 3IVA con datos: separa los gastos con factura a tu nombre (IVA deducible) de los que solo tienen ticket.
4. 4Afectación parcial: la furgoneta o el móvil se apuntan aparte para que tu gestor aplique el porcentaje. Si eres transportista, mira los gastos deducibles de un transportista.
5. 5Totales: base de gastos e IVA soportado del trimestre.

¿Qué se cuenta en cada cifra y qué errores se repiten al presentarlo? Está en la guía del 303.

En WOWI para gastos el alta es una foto. Pulsas para hacer o elegir la foto del ticket, la IA lee la imagen y propone proveedor, fecha, base, IVA, total y categoría, y tú lo revisas y corriges antes de guardar. La IA puede leer mal un importe o confundir el tipo de IVA: por eso ese paso no es opcional.

Son pantallas de demostración. En la ficha del gasto ves el resumen fiscal (base, IVA y total) y puedes corregir la categoría, el proveedor, la fecha, la descripción y el tipo de IVA (4, 10 o 21 %). Ese gasto de prueba no tiene ticket adjunto.

Si tienes un montón de tickets atrasados, la ventana de importar carga varios a la vez con IA, o un fichero Excel/CSV con tus gastos:

Al cerrar el trimestre, el panel fiscal resume tus gastos y el IVA soportado como estimación (WOWI no presenta ningún modelo por ti).

Dar de alta un gasto requiere conexión: sin cobertura, guarda el papel y regístralo cuando tengas datos. Los gastos entran por foto; los presupuestos y las facturas, por voz, como cuenta esta guía sobre facturar por voz.

Hay un gasto que se apunta muy bien y aun así se paga dos veces: el material que compras sin saber que ya lo llevabas en la furgoneta.