Control de stock de materiales en obra desde el móvil: método de 10 minutos a la semana

Es sábado, estás en plena obra y te falta un diferencial. Son cuarenta minutos de ida y vuelta al almacén, con el cliente esperando. O al revés: compras otro rollo de cable de 2,5 mm² y al llegar a casa descubres que ya tenías uno en la furgoneta. En los dos casos pagas dos veces: con dinero y con tiempo.

Este artículo te da un método sencillo de control de stock de materiales en obra: qué materiales vigilar, cómo fijar un mínimo, cómo usar la furgoneta como almacén y un inventario de unos diez minutos a la semana. Incluye un ejemplo resuelto con material de electricista y de reformas (los números son ficticios) y cómo llevarlo en el móvil.

Empieza por una lista corta, de 20 a 30 referencias: las que te paran la obra si faltan o las que compras cada semana. No hace falta controlar cada tornillo.

Para cada referencia fija dos números:

• ▸Stock mínimo: cuando bajas de aquí, toca pedir. Se calcula con lo que gastas entre un pedido y el siguiente, más un colchón por si la obra se alarga.
• ▸Stock máximo: hasta dónde repones. Lo que cabe en la furgoneta sin inmovilizar dinero de más.

Ejemplo ficticio: gastas 3 magnetotérmicos de 16 A por semana y repones cada semana. Mínimo: 3 + 2 de colchón = 5. Si tu proveedor tarda dos semanas en servirte, el mínimo sube a 3 × 2 + 2 = 8.

Tu almacén es la furgoneta, así que llévala como uno:

• ▸Un sitio por referencia. Cajones o cajas etiquetados con la referencia y el mínimo.
• ▸El mínimo, a la vista. Una tira de cinta de color en el cajón marca dónde toca pedir.
• ▸Lo más antiguo, primero. Adhesivos, siliconas y espumas tienen caducidad.
• ▸El sobrante vuelve. Lo que sobra de una obra se apunta de nuevo en el stock.
• ▸Lo de una obra, aparte. Los azulejos de un baño que compras para esa reforma no son stock general: son coste de esa obra y así los cuentas en su margen, como en este presupuesto de reforma de un baño.

Un inventario que dura horas acaba abandonado; uno de diez minutos se hace. El viernes, antes de cerrar la furgoneta:

1. 1Abre las cajas de tu lista corta y cuenta.
2. 2Compara con el mínimo de cada referencia.
3. 3Apunta lo que está por debajo y cuánto pedir (máximo menos lo que hay).
4. 4Haz un solo pedido a tu proveedor preferido, en vez de tres viajes sueltos.
5. 5Cuando llegue el material, registra la entrada con la cantidad y el coste, y fotografía el albarán o el ticket.

Para saber cuánto material se lleva cada obra, apunta al cargar la furgoneta (basta una nota en el móvil) la referencia, la cantidad y la obra. Al volver, lo que sobra se devuelve al stock y lo gastado queda como coste de esa obra. Con el coste de cada compra anotado, sabes también cuánto te cuesta de verdad cada material cuando lo cobras en un presupuesto: es la mitad del margen real.

Con la lista de lo que falta, el pedido es rápido. Tres reglas:

• ▸Un proveedor preferido por referencia. El que te sirve rápido y con un precio que te encaja, y un segundo por si el primero se queda sin existencias.
• ▸Apunta el plazo de entrega. Si un proveedor tarda dos días y otro cuatro, tu mínimo cambia: es el cálculo del paso 2.
• ▸Compara por coste total. El precio del cable no incluye el viaje: cuenta la ida y vuelta y el combustible. A veces el proveedor algo más caro que te lo lleva a la obra sale más barato.

Pide siempre albarán o factura a tu nombre con cada entrega. Así el pedido de la semana queda en un solo papel y no en cinco tickets sueltos.

Ejemplo ficticio. Un viernes, un electricista que también hace reformas pequeñas cuenta su lista corta. Así queda (mínimo y máximo, fijados por él):

Cuatro referencias están por debajo del mínimo; las otras dos, no. Pedir es máximo menos lo que hay: 10 − 3 = 7 magnetotérmicos, 4 − 1 = 3 diferenciales, y así con el resto. Un solo pedido de 245,50 € (sin IVA).

Ahora, el tiempo. Si su hora vale 38 € y cada viaje al almacén le quita 45 minutos, un viaje evitable son 38 × 0,75 = 28,50 € de tiempo, sin contar el combustible. Con dos viajes menos a la semana, son 57,00 €. Los importes son ficticios, pero la cuenta es la tuya: cambia la hora y los minutos por los reales.

Y cuando presupuestes, cobra estos materiales con su margen.

• ▸Contar todo el primer día. Empieza con 20 referencias, no con 400.
• ▸No apuntar las entradas. Si compras y no registras, el stock miente y las alertas dejan de servir.
• ▸Mínimos que nunca revisas. Ajústalos cada trimestre a lo que de verdad gastas.
• ▸Salir a comprar sin mirar la lista. Antes de arrancar, revisa qué está por debajo del mínimo.
• ▸Comprar sin factura a tu nombre. El material es un gasto recurrente, y su IVA solo se resta si el justificante lleva tus datos. Lo explicamos en los gastos deducibles de un electricista.

Estos pasos valen con una libreta. En WOWI para tu inventario los tienes en el móvil. El panel de inventario resume productos activos, proveedores y stock físico, reservado y disponible, con el valor total del inventario, y lista las alertas de stock bajo: cada una muestra el stock actual frente al mínimo, la familia, el proveedor y el enlace «Registrar entrada».

En la demo hay 18 productos activos, 3 proveedores y 257 unidades en stock físico, con varios productos por debajo del mínimo a propósito. Cada producto se abre en su ficha, donde fijas el stock mínimo (el que dispara la alerta de stock bajo) y el máximo, y enlazas a sus proveedores (uno puede ir como favorito). La lista de productos se filtra por familias, como Cableado y protecciones o Reformas y acabados, y admite importar tu lista desde Excel.

Al comprar, registras la entrada de stock: producto, cantidad, coste y proveedor. WOWI también tiene pedidos a proveedor; al recibir la mercancía se crean las entradas.

Todo esto necesita conexión, y el inventario está disponible según tu plan. Sin cobertura, apunta en la libreta y registra al volver. Y los presupuestos en los que cobras esos materiales puedes dictarlos por voz. Y para que cada compra lleve su justificante: