Cómo evitar impagos siendo autónomo: anticipos, plazos y mensajes de WhatsApp

Terminas la instalación, mandas la factura y el cliente deja de contestar. Ya no es un problema de trabajo, es de caja: tú pusiste los materiales y las horas y el dinero no llega. Los impagos de autónomos se evitan mejor antes de empezar la obra que después, reclamando.

Esta guía va en tres tiempos: cómo prevenir, cómo reclamar con mensajes de WhatsApp listos para copiar y qué pasos formales existen si aun así no pagan (intereses, burofax, monitorio y recuperar el IVA). Incluye una cronología de cobro con números ficticios. Y una advertencia honesta: ningún método asegura cobrar siempre.

Casi todo lo que evita un impago se escribe antes de tocar una herramienta:

• ✅Condiciones de pago en el presupuesto: importe, cuándo se paga, cómo (transferencia, Bizum…) y en qué plazo. Sin fechas, cada uno entiende una cosa.
• ✅Señal o anticipo en trabajos grandes y pagos por hitos: por ejemplo, un tercio al empezar, otro a mitad y el resto al terminar.
• ✅Datos completos del cliente: nombre o razón social, NIF, dirección, teléfono y correo. Sin ellos, reclamar cuesta mucho más.
• ✅Aceptación por escrito: el presupuesto aceptado o un «sí, adelante» por WhatsApp.
• ✅Albarán firmado al terminar: prueba de que entregaste lo pactado.
• ✅Factura el mismo día. La norma exige expedirla al realizar la operación o, si el cliente es empresa o autónomo, antes del día 16 del mes siguiente (Reglamento de facturación, art. 11), pero cuanto antes la envíes, antes cuenta el plazo.

Un presupuesto con partidas y condiciones lo tienes en el presupuesto de una reforma de baño, partida a partida.

La Ley 3/2004 contra la morosidad se aplica a los pagos entre empresas (los autónomos lo son), entre empresas y Administración, y entre contratistas y subcontratistas. No se aplica cuando interviene un consumidor, es decir, un particular (art. 3). Con particulares esta ley no rige: por eso conviene dejar el plazo pactado por escrito.

Para reclamar intereses y los 40 € tienes que haber cumplido tú: trabajo entregado y factura emitida (art. 6). Y la factura debe llegar al cliente antes de que pasen 15 días naturales desde la prestación (art. 4.1).

Copia, cambia lo que va entre corchetes y ajusta el tono a tu cliente.

1. Recordatorio amable (el día después del vencimiento)

«Hola [nombre], ¿qué tal? Te escribo por la factura [número] de [importe] € (trabajo de [obra]), que vencía ayer. Por si se te ha pasado, te la vuelvo a enviar. ¿Me confirmas cuándo puedes pagarla? Gracias.»

2. Segundo aviso (siete o diez días después)

«Hola [nombre]. La factura [número] de [importe] € sigue sin cobrar (vencía el [fecha]). Si hay algún problema con el trabajo o con la factura, dímelo hoy y lo vemos. Si no, necesito que la pagues antes del [fecha]. ¿Me dices el día exacto?»

3. Último aviso

«[Nombre], te escribo por tercera vez por la factura [número] de [importe] €, vencida el [fecha]. Si no recibo el pago antes del [fecha], la reclamaré formalmente. [Solo si es empresa o autónomo: Se sumarán los intereses de demora y los 40 € de costes de cobro que prevé la Ley 3/2004.] Prefiero resolverlo contigo.»

4. Propuesta de pago fraccionado

«Hola [nombre]. Entiendo que ahora no puedas pagarlo todo de una vez. Te propongo esto por escrito: [importe] € el [fecha], [importe] € el [fecha] y [importe] € el [fecha]. ¿Lo aceptas?»

Escribe con datos concretos (número, importe, fecha), sin insultos y sin amenazas. Una reclamación tranquila y documentada es la que sirve después. Guarda la conversación, pero no des por hecho que un WhatsApp basta para reclamar en firme.

Ejemplo ficticio. Instalación eléctrica de un local para una sociedad: factura de 3.630,00 € (3.000,00 € de base más 630,00 € de IVA al 21 %), emitida el 5 de octubre de 2026 con pago pactado a 30 días. Sin cobrar, la cronología sería:

Cuánto suman los intereses. Si el cliente paga con 30 días de retraso, sobre los 3.630 € debidos: 3.630 × 0,104 × 30 ÷ 365 = 31,03 €, más 40 € de costes de cobro, unos 71,03 €. Es poco dinero: el valor de reclamarlos es ponerle un coste al retraso y cerrar la deuda por escrito. Estas cuentas son orientativas: tu gestor te dirá sobre qué importe calcularlas.

Burofax

Antes de ir al juzgado, reclama por un medio que deje constancia, como un burofax con acuse de recibo. Indica la factura, el importe, el plazo que das y lo que reclamarás. Es tu prueba de que reclamaste.

Proceso monitorio

Es un procedimiento judicial simplificado para deudas de dinero vencidas y exigibles. Valen, entre otros documentos, las facturas y los albaranes de entrega (LEC, art. 812). La petición inicial no exige abogado ni procurador (art. 814.2) y se presenta en el juzgado de primera instancia del domicilio del deudor. El juzgado requiere al deudor: tiene 20 días para pagar o para oponerse (art. 815). Si no hace ninguna de las dos cosas, puedes pedir la ejecución (art. 816). Si se opone, el asunto sigue como juicio y, según la cuantía, suelen hacer falta abogado y procurador (art. 818).

Recuperar el IVA de una factura impagada

El art. 80.Cuatro de la Ley del IVA permite reducir la base imponible de un crédito incobrable, con requisitos:

• ▸Ha pasado un año desde el devengo sin cobrar (seis meses, si tu volumen de operaciones del año anterior no superó 6.010.121,04 €). La modificación se hace dentro de los seis meses siguientes a que termine ese plazo.
• ▸La factura está anotada en tu libro registro en tiempo y forma, y el cliente es empresario o profesional o, si no lo es, la base supera los 50 €.
• ▸Has reclamado el cobro por vía judicial, por requerimiento notarial o por otro medio que acredite fehacientemente la reclamación. No cuentes con que un WhatsApp lo cumpla.
• ▸Emites una factura rectificativa al deudor (cómo se hace una rectificativa) y lo comunicas por vía electrónica a la AEAT en el plazo de un mes desde su expedición (art. 24 del Reglamento del IVA).
• ▸Hay exclusiones, como los créditos con garantía real, afianzados o entre personas vinculadas (art. 80.Cinco).

Si desistes de la reclamación o llegas a un acuerdo de cobro, hay que volver a rectificar al alza en un mes. Es un trámite técnico: hazlo con tu gestor.

Con la cuenta de demostración de WOWI (datos ficticios) se ve la parte de prevención:

• ▸El presupuesto sale con tus datos y con la forma de pago que guardaste en tu perfil (IBAN, Bizum…).
• ▸El albarán tiene el botón «Solicitar Firma del Cliente»: el cliente firma con el dedo en la pantalla.
• ▸Al pasar el albarán a factura, el diálogo de emisión comprueba los datos del cliente y las líneas antes de emitir.
• ▸Desde la vista previa envías el documento por WhatsApp, correo, enlace o PDF, en el momento.
• ▸La lista de documentos se filtra por estado: borradores, enviados, aceptados, emitidas y pagados.

Lo que WOWI no hace: no manda nada al cliente por su cuenta. Si una factura lleva 15 días sin marcarse como cobrada, WOWI te avisa y te deja redactado un recordatorio de pago; lo revisas y lo envías tú. Los mensajes de arriba los mandas tú desde tu WhatsApp. Sobre facturas y su emisión, tienes la función de facturación de WOWI.

• ❌No pactar plazo ni forma de pago por escrito.
• ❌Empezar una obra grande sin señal.
• ❌Facturar semanas después de terminar.
• ❌Reclamar solo por teléfono, sin nada por escrito.
• ❌Amenazar o insultar por WhatsApp: perjudica tu posición.
• ❌Dejar pasar los plazos del IVA (seis meses más seis).
• ❌Contar con cobrar siempre: prepara tu caja para el retraso.

Prevenir es más barato que reclamar: presupuesto con condiciones, albarán firmado y factura el mismo día. Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico ni fiscal: para reclamar o recuperar el IVA en tu caso, consulta con un abogado o con tu gestor.