Diferencias entre presupuesto, albarán y factura, con ejemplos

Has terminado el trabajo. El cliente firma «lo que sea» en un papel y, semanas después, no sabes si lo que tienes es un presupuesto aceptado, un albarán o una factura. Confundirlos sale caro: un papel que no vale como justificante, una prueba que no sirve o una factura que no cumple. Aquí tienes las diferencias entre presupuesto, albarán y factura (y la proforma, que también se cuela), lo que exige la norma y cómo pasar de uno a otro sin reescribir.

En una frase cada uno: el presupuesto es una oferta; la proforma, un aviso previo sin validez fiscal; el albarán, la prueba de que entregaste; y la factura, el justificante fiscal que la normativa te obliga a expedir.

El presupuesto es una oferta. Cuando el cliente la acepta, hay contrato: el Código Civil dice que el consentimiento se manifiesta «por el concurso de la oferta y de la aceptación sobre la cosa y la causa» (art. 1262). No es un documento fiscal: no genera IVA ni se declara. Con un cliente particular, además, debes informarle del precio total con impuestos antes de que se comprometa (art. 60 de la Ley de Consumidores). Cómo se construye uno bien, con el ejemplo de un baño, está en presupuesto de reforma paso a paso.

La proforma es como una factura de prueba: adelanta al cliente los importes y datos de la factura que vendrá. La AEAT la admite «siempre y cuando se sustituyan finalmente por la factura o factura simplificada oficial», y aclara que ni los borradores de factura ni las proformas llevan el QR tributario. Dicho de otro modo: una proforma no es una factura, y si es lo que le entregas al cliente, no has facturado.

El albarán, o nota de entrega, recoge qué has entregado o hecho, cuándo y para quién: fecha, cliente, materiales, mano de obra, cantidades y la firma del cliente. La norma fiscal te obliga a expedir factura, no albarán (art. 164.Uno.3.º de la Ley del IVA y Reglamento de facturación). Pero te sirve de prueba si el cliente discute. Muchos oficios lo llaman parte de trabajo: qué apuntar en él, con un ejemplo de electricista, lo tienes en cómo hacer un parte de trabajo.

En una reclamación por el proceso monitorio, la ley admite como documentos que acreditan la deuda «facturas, albaranes de entrega, certificaciones» y otros que habitualmente documentan créditos y deudas, aunque los haya creado el acreedor (art. 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil). También admite documentos firmados por el deudor, así que conviene que el cliente firme el albarán. No asegura el cobro, pero refuerza tu posición.

La AEAT aclara que el reglamento de sistemas informáticos de facturación afecta solo a las facturas, no a otros justificantes de entrega o prestación de servicios: el albarán no lleva QR.

Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en su actividad (art. 2.1 del Reglamento de facturación). Con un cliente que actúa como empresario o profesional, siempre. Y si tributas en estimación directa en el IRPF (lo habitual), con cualquier cliente, también particulares (art. 26).

Una factura correcta lleva número y serie correlativos, fecha, datos y NIF de los dos, descripción con precio unitario sin IVA, tipo, cuota y la fecha de la operación si es distinta (art. 6). Si emites con un programa, además, QR y registro de facturación (VeriFactu), obligatorios para autónomos a partir del 1 de julio de 2027 según el calendario vigente. El detalle, con ejemplo, está en cómo hacer una factura correcta.

Factura recapitulativa: varios albaranes, una factura

Puedes incluir en una sola factura operaciones de distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que sean del mismo mes natural (art. 13). Hay que expedirla como máximo el último día de ese mes; si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente. Si mezclas operaciones con distinto tipo de IVA, la base de cada tipo va por separado (art. 6.2).

Ejemplo ficticio: a un bar le haces tres trabajos en el mismo mes, con albaranes de 120,00 €, 85,00 € y 210,00 € sin IVA. Una recapitulativa a final de mes: base de 415,00 €, IVA del 21 % de 87,15 € y total de 502,15 €.

¿Y si cobras antes de terminar? El pago anticipado también lleva factura.

Ejemplo ficticio: iluminación de un local comercial de 40 m², con IVA del 21 % (un local no es una vivienda; aquí explicamos cuándo va el 10 %). Tres documentos para un mismo trabajo:

Las cuentas: el presupuesto es 10 × 24,00 € + 85,00 € de cable + 6 h × 38,00 € = 553,00 €; el albarán, 12 × 24,00 € + 85,00 € + 7 h × 38,00 € = 639,00 €.

El presupuesto no se cobra: se cobra lo que hiciste, y eso lo recoge el albarán firmado. La factura sale del albarán con los mismos datos, sin volver a teclear nada. Si retocas cifras a mano en cada paso, tarde o temprano un documento dirá una cosa y otro, otra.

• ❌Dar un presupuesto aceptado o un albarán como si fueran la factura: no son el justificante fiscal.
• ❌Emitir una proforma y no sustituirla por la factura definitiva: la AEAT la permite si la sustituyes.
• ❌Teclear otra vez los datos en cada documento: de ahí salen las diferencias entre lo presupuestado, lo entregado y lo facturado.
• ❌Dejar el trabajo sin albarán firmado: no es ilegal, pero si el cliente discute te falta la prueba.
• ❌Retocar una factura ya emitida: se corrige con una factura rectificativa (art. 15 del Reglamento).
• ❌Meter en una recapitulativa operaciones de distintos clientes o de distintos meses.

En WOWI el camino es presupuesto → albarán → factura. El presupuesto no salta directo a factura.

1. 1Dictas el presupuesto y lo compartes por WhatsApp, correo, enlace o PDF.
2. 2Cuando el cliente acepta, pulsas «Convertir a Albarán».
3. 3Al terminar, pides al cliente que firme el albarán en pantalla («Solicitar Firma del Cliente»).
4. 4Con el albarán firmado aparece «Convertir a Factura», que crea un borrador con los mismos datos.
5. 5Revisas el borrador (NIF, dirección, líneas) y pulsas «Emitir Factura»: se numera y ya no se puede editar.

En nuestra cuenta de demostración (datos ficticios) la lista de documentos mezcla presupuestos, albaranes y facturas, con filtros por estado. El baño de Lucía Fernández Gil aparece como albarán y como factura en borrador, los dos por 2.384,80 €: son los mismos datos, sin reescribir.

El albarán tiene su propia pantalla, con el botón para pedir la firma del cliente. Es otro albarán de la cuenta de demostración, no el del ejemplo de arriba.

Sin cobertura puedes abrir WOWI y grabar el dictado; se convierte en documento cuando vuelve la conexión (sin conexión no se crean ni se editan documentos ni facturas). Si quieres presupuestar hablando en vez de tecleando, mira presupuestos por voz con WOWI.