Cómo hacer presupuestos desde el móvil: de la visita al WhatsApp del cliente

El cliente te enseña la casa, tomas medidas con la vista y le dices: «Esta noche te paso el precio». Esa noche estás cansado, ya no te acuerdas de si eran seis puntos de luz o siete, y el cliente ha pedido otros presupuestos. El precio no era el problema: llegó tarde.

Este artículo te explica cómo hacer presupuestos desde el móvil en la propia visita o justo al salir: qué dejar preparado una sola vez, qué preguntar y apuntar, cómo dictarlo, qué revisar antes de enviarlo y cómo mandarlo por WhatsApp. Incluye un ejemplo resuelto con números ficticios y una explicación honesta de lo que pasa cuando no hay cobertura.

Presupuestar rápido no es ir deprisa: es llegar con las decisiones tomadas. Hazlo una vez y te sirve para todos:

• ▸Tus datos de negocio: nombre o razón social, NIF, dirección, teléfono, tu logo y tu firma. En WOWI se guardan en tu perfil y salen en el documento. Si falta algo, la app te lo recuerda antes de grabar, pero no te bloquea.
• ▸Tu tarifa por hora y tu recargo sobre los materiales. Si aún no los tienes claros, cómo sacar la tarifa y el margen de un presupuesto eléctrico trae la cuenta hecha.
• ▸Tus condiciones de siempre: cuánto tiempo vale el presupuesto, cuándo se paga, si pides señal y qué dejas fuera (ayudas de albañilería, pintura, escombros). Escríbelas una vez y repítelas en todos.
• ▸Cómo cobras: en los ajustes de WOWI puedes guardar la forma de pago (IBAN, Bizum…) y aparece en los documentos que compartes.

Antes de dictar, mira y pregunta. Una lista corta para no volver a la casa por un dato:

• ✅Qué quiere exactamente el cliente y qué no. «Cambiar el cuadro» no es lo mismo que «renovar toda la instalación».
• ✅Medidas y cantidades: metros de cable, puntos de luz, metros cuadrados a alicatar, número de circuitos.
• ✅Acceso y condiciones: escaleras, aparcamiento, horarios, si trabajan otros gremios a la vez.
• ✅Quién pone qué: los materiales que aportas tú y las calidades que elige el cliente.
• ✅Plazo y pago: cuándo puedes empezar, cuánto dura y si pides señal.
• ✅Datos del cliente: nombre y teléfono. Si luego hay factura, necesitarás también su NIF y su dirección: pídelos ahora y te ahorras una llamada.

Cuándo no cerrar el precio

Hay trabajos donde no ves lo que hay detrás: una tubería empotrada, una humedad, un cuadro que nadie ha tocado en treinta años. En esos casos no cierres precio sobre lo que no has visto. Presupuesta por partidas y deja por escrito que lo que aparezca al abrir se valora aparte, o da un precio por horas con un tope orientativo.

Ojo con el precio cerrado: en un ajuste alzado sobre un plano convenido, el Código Civil (art. 1593) en principio no te deja pedir más porque suban los jornales o los materiales, salvo cambios en el plano que aumenten la obra y que el propietario haya autorizado. Escribe qué se cobra aparte antes de empezar.

Con la función de presupuestos de WOWI, pulsas «Toca para dictar» en el inicio. Antes de grabar, la pantalla «¿Qué vas a dictar?» te recuerda cuatro pistas: nombre del cliente, materiales y cantidades, precios (si los sabes) y notas adicionales. Puedes grabar hasta 3 minutos. Al terminar pulsas el cuadrado rojo: la app transcribe tu voz y una IA la ordena en un borrador con cliente, líneas, IVA y totales.

Dicta como si se lo contaras a un compañero, en orden: quién, qué, cuánto y a qué precio. Un ejemplo ficticio:

«Presupuesto para Antonio Ruiz Moreno. Instalación de un cuadro eléctrico nuevo de doce circuitos. Mano de obra, cuatro horas a treinta y ocho euros la hora. Materiales del cuadro, cuatrocientos veinte euros. Desplazamiento, treinta euros.»

El presupuesto de demostración que verás más abajo tiene esas mismas líneas, pero lo creamos con un dictado emulado con texto en nuestra cuenta de pruebas, no con una voz real.

Tres hábitos que ayudan: di la cantidad y el precio de cada línea, di el IVA si no es el habitual y evita las cifras a medias («unos quinientos»), que acaban siendo una línea que corregir. WOWI tiene en cuenta los precios que ya has usado y tus clientes recientes al estructurar el dictado, pero eso no evita los errores: por eso el siguiente paso es revisar.

El resultado del dictado es un borrador editable, no un documento definitivo. La transcripción puede confundir un número o un nombre y la estructura puede repartir mal una línea. Antes de enviar, revisa:

• ✅El nombre y el teléfono del cliente.
• ✅Cada cantidad: que 4 horas no sean 40 ni 0,4.
• ✅Cada precio unitario y el total de cada línea.
• ✅El IVA. El editor deja elegir entre 0 %, 10 % y 21 %. El 10 % solo se aplica en casos concretos de reformas de vivienda: si dudas, mira cuándo una reforma lleva IVA reducido.
• ✅Que el total incluya el IVA. Con un cliente particular, el precio que le comunicas debe ser el total con todos los impuestos (art. 60 de la ley de consumidores).
• ✅Que consten las exclusiones y la forma de pago.

En el editor, cada partida tiene descripción, cantidad y precio unitario editables, hay un botón para añadir líneas y el IVA se elige con un toque. Si prefieres corregir hablando, hay un botón flotante de micrófono: dictas el cambio (subir las horas, quitar una línea) y la app te enseña los cambios que propone. Tú pulsas Aplicar o Descartar.

Ejemplo ficticio (nombres y cifras de demostración): presupuesto de un cuadro eléctrico nuevo de 12 circuitos para un particular.

La comprobación de cabeza antes de enviar: 152 + 420 + 30 = 602. El 21 % de 602 es 126,42 (600 × 0,21 = 126, más 2 × 0,21 = 0,42), y 602 + 126,42 = 728,42. Si el total de la pantalla no coincide con tu cuenta, hay una línea mal. Aquí va todo al 21 % porque el material pesa casi el 70 % del importe, y el 10 % de las reformas de vivienda exige que los materiales no pasen del 40 %.

Otro caso de la cuenta de demostración: un baño con cinco partidas (demolición, alicatado, fontanería y sanitarios, instalación eléctrica y pintura) con el IVA del 10 % elegido en la demo, que solo se aplica si se cumplen sus condiciones. Suma 2.384,80 €: una base de 2.168,00 € más 216,80 € de IVA. Para ver otro baño partida a partida, tienes el presupuesto completo de una reforma de baño.

Con el borrador bien, pasa a la vista previa. Ahí están los botones que importan: Enviar por WhatsApp, Copiar enlace, Descargar PDF y Enviar por email. Con WhatsApp se abre la app con un mensaje ya escrito que lleva el enlace al presupuesto: eliges el contacto y le das a enviar. El cliente abre el enlace en el navegador de su móvil, sin instalar nada, y ve tu nombre, tu NIF y la tabla de partidas. Al compartirlo, el documento pasa a «Enviado». Con el correo, la app abre tu email con el asunto y el texto preparados y necesita que tengas guardado el correo del cliente.

Enviarlo no es el final. Un presupuesto sin respuesta no es un «no»: puede que el cliente lo haya perdido de vista. Un mensaje al día siguiente («¿Has podido verlo? Si quieres cambiar algo, lo ajusto») cuesta poco.

Pon una fecha de validez en el propio presupuesto. A nivel estatal no hay un plazo legal general para los presupuestos de obra: lo fijas tú. Los 30 días del Real Decreto 58/1988 son solo para reparaciones de aparatos de uso doméstico. Algunas comunidades autónomas tienen normas de consumo propias sobre el presupuesto en reformas del hogar: consulta la tuya.

Cuando el cliente te dice que sí, el presupuesto no se reescribe: lo conviertes en albarán con el botón «Convertir a Albarán» y de ahí pasas a la factura. Qué es cada documento y cuándo se usa lo explica presupuesto, albarán, proforma y factura.

Estás en un sótano, en una nave o en una obra sin datos. Con WOWI, sin conexión:

• ✅Puedes abrir la app y grabar el dictado. Queda guardado en tu móvil.
• ✅Al volver la conexión, el audio se sube y se convierte en documento. Se hace en segundo plano donde el navegador lo permite y, si no, al abrir la app.
• ❌No se crea ni se edita el presupuesto sin conexión: transcribir y estructurar la voz necesita internet.
• ❌Tampoco puedes enviarlo: primero tiene que existir el documento.

En la práctica: si el cliente quiere el precio en ese instante y no hay cobertura, no tendrás el documento hasta que vuelva la señal. Graba el dictado, sal a donde haya cobertura y revisa el borrador cuando el móvil se conecte. Es más lento, pero no pierdes lo que dictaste.

• ❌Prometer el precio «para esta noche» en vez de dictarlo al salir.
• ❌Enviarlo sin revisar cantidades ni IVA porque «lo ha hecho la IA».
• ❌Meter todo en una sola línea: separa mano de obra, materiales y desplazamiento para justificar cada importe y ver tu margen.
• ❌No poner validez ni forma de pago.
• ❌No dejar por escrito lo que queda fuera.
• ❌Dar precio cerrado de lo que no has podido ver.
• ❌Enviarlo y no volver a escribir al cliente.

Con el presupuesto aceptado llegan el albarán, la firma del cliente y la factura. Este artículo es información general, no asesoramiento personalizado: para dudas de IVA o de contratos con consumidores, consulta con tu gestor.