Cómo facturar desde el móvil si eres autónomo: de la obra al cobro

Terminas de cambiar un cuadro a las seis de la tarde y la factura la haces el domingo por la noche, en el ordenador, acordándote a medias de lo que llevaste. Si la haces desde el móvil, el mismo día, el cliente recibe la factura mientras aún recuerda el trabajo y tú te quitas ese domingo de encima.

Esta guía explica cómo facturar desde el móvil siendo autónomo: qué debe llevar una factura, cuándo basta la simplificada, cómo tratar el IVA y la retención según tu actividad, cómo se emite en WOWI paso a paso y qué cambia con VeriFactu. Con lo que hace la app y también con lo que no hace.

El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, art. 6) fija el contenido de una factura completa. Compruébalo antes de emitir:

• ✅Número y serie, con numeración correlativa dentro de cada serie.
• ✅Fecha de expedición y, si es distinta, la fecha de la operación.
• ✅Nombre o razón social, NIF y domicilio de quien factura y del cliente. El NIF del cliente es obligatorio en varios supuestos; con una empresa o un autónomo, ponlo siempre.
• ✅Descripción de la operación con el precio unitario sin IVA y cualquier descuento.
• ✅Tipo de IVA y cuota, esta última por separado. Si hay operaciones a distintos tipos, la base de cada una por separado.
• ✅Menciones especiales cuando toquen, como operación exenta o inversión del sujeto pasivo.

Con un sistema informático de facturación se añade el código QR (art. 6.5). Si quieres ver el proceso con un ejemplo real, tienes cómo hacer una factura correcta paso a paso.

La factura completa lleva los datos de las dos partes y la cuota por separado. La factura simplificada, el «ticket», no identifica al cliente ni desglosa la cuota, y la ley solo la permite en ciertos casos: hasta 400 € con IVA incluido, y hasta 3.000 € en una lista cerrada de operaciones que incluye las ventas o servicios a domicilio del consumidor (art. 4). Si el cliente es empresa o autónomo y quiere deducirse el IVA, debe llevar además su NIF, su domicilio y la cuota por separado (art. 7.2).

En una obra, el importe casi siempre pasa de 400 € y el cliente puede necesitar deducirse el IVA: haz factura completa. En WOWI las facturas son completas, con los datos del cliente. Y si tributas en estimación directa, lo habitual, debes expedir factura de todas tus operaciones, también a particulares (art. 26).

IVA. En WOWI eliges el tipo por línea: 0 %, 10 % o 21 %. Qué tipo te toca es otra pregunta. El general es el 21 % y el 10 % solo se aplica a reformas de vivienda que cumplen sus requisitos: mira cuándo una reforma lleva IVA reducido.

Retención de IRPF. Es otra cosa y no es una regla general. La retención la practica tu cliente, no tú, y solo si es un pagador obligado (una empresa, una comunidad de propietarios o un autónomo que paga en el ejercicio de su actividad) y tu actividad está sujeta a retención (arts. 75 y 76 del Reglamento del IRPF). Con un cliente particular no hay retención.

Los oficios de obra son actividad empresarial (sección 1.ª del IAE) y las actividades empresariales en estimación directa no están sujetas a retención. En el borrador de las capturas hay IVA por línea y no aparece ningún campo de retención: si tu actividad sí la lleva, decide con tu gestor cómo reflejarla antes de emitir con cualquier programa.

Con la cuenta de demostración de WOWI (datos ficticios), el camino del presupuesto a la factura es este.

Paso 1. Presupuesto aceptado. Cuando el cliente dice que sí, pulsa «Convertir a Albarán» en la vista previa del presupuesto. Cómo se hace el presupuesto en la visita lo cuenta hacer presupuestos desde el móvil, y cómo funciona dictar, facturar por voz.

Paso 2. Firma del cliente. En el albarán, «Solicitar Firma del Cliente»: firma con el dedo en la pantalla del móvil.

Paso 3. Borrador. Con el albarán firmado aparece «Convertir a Factura». Se crea un borrador con los datos del receptor (nombre, NIF/CIF, dirección, correo y teléfono), la fecha de la operación, las líneas con cantidad, precio, % de IVA, base y cuota, y el total. El aviso «Borrador - Sin registrar en VeriFactu» te recuerda que todavía no se ha registrado. Revísalo: puedes editarlo o eliminarlo.

Paso 4. Emitir. «Emitir Factura» abre un diálogo en dos pasos. Primero, una lista de comprobaciones: NIF y nombre del emisor, datos del cliente, líneas, importe total, cadena de huellas, QR y texto legal. Después, la fecha de emisión y el resumen de lo que se generará: una huella SHA-256 encadenada con la anterior, un QR con URL de la AEAT, el texto legal en el PDF y un XML preparado. El aviso es claro: una factura emitida no se puede modificar ni eliminar, y las correcciones se hacen con una factura rectificativa. La factura recibe su número correlativo dentro de su serie (por defecto, la F).

Paso 5. Enviar. Ya emitida, con «WhatsApp» se abre la app con un mensaje que lleva el enlace para descargar el PDF; con «Email» se abre tu correo, si tienes el del cliente guardado; o descargas el PDF. Más sobre esta función en facturación con WOWI.

VeriFactu no cambia lo que debe llevar una factura ni el IVA que aplicas: cambia cómo se registra. Para los autónomos será obligatorio desde el 1 de julio de 2027 (1 de enero de 2027 para las sociedades): el programa con el que facturas deberá generar un registro inalterable por cada factura y un código QR. Hasta esas fechas es un periodo de pruebas, según la AEAT. El QR no envía la factura a la AEAT: sirve para que tu cliente compruebe que el registro existe.

Al emitir, WOWI genera el registro con su huella encadenada, el QR y el XML preparado, y el PDF lleva el texto «Factura verificable · RD 1007/2023». El envío a la AEAT es manual: la app te guía paso a paso y puedes marcar el registro como enviado. WOWI no se presenta como programa «homologado» ni «certificado», porque la AEAT no homologa ni certifica programas. Hay plan gratuito para probar el flujo; las funciones VeriFactu completas van en los planes de pago.

Una factura bien hecha tampoco cobra sola. Pon en ella cómo se paga: en los ajustes de WOWI puedes guardar la forma de pago (IBAN, Bizum…) y sale en el PDF de la factura. Fija el plazo por escrito y apunta cuándo vence. Si el cliente se retrasa, los mensajes y los pasos están aquí:

Sin cobertura, con WOWI puedes abrir la app y grabar el dictado. Se guarda en tu móvil y se convierte en documento cuando vuelve la conexión. Lo que no puedes hacer sin internet es crear ni editar el presupuesto, el albarán o la factura, ni emitir: emitir necesita conexión. En la práctica, primero llega el borrador, luego lo revisas y después emites. Qué cubre y qué no esa función lo detalla qué puedes hacer sin internet.

• ❌Emitir sin revisar el NIF y la dirección del cliente.
• ❌Elegir el IVA por prisa, sin comprobar si toca el 10 % o el 21 %.
• ❌Dar por bueno un dictado sin revisar cantidades y precios.
• ❌Enviar la factura al WhatsApp equivocado: lleva datos personales.
• ❌Mezclar facturas del programa con facturas hechas a mano o en Excel. Con carácter general, si facturas con un sistema informático, toda la facturación debe ser informática.
• ❌Aplicar retención «porque sí»: depende de tu actividad.
• ❌Facturar semanas después de terminar el trabajo.

Facturar desde el móvil no cambia las reglas: cambia dónde y cuándo las cumples. Este artículo es información general, no asesoramiento: para tu régimen de IVA o IRPF, consulta con tu gestor.