Gastos deducibles para transportistas autónomos en 2026: gasoil, peajes, dietas y más

Sales de Valencia el lunes, repostas dos veces, pagas peajes, cenas en Bilbao y duermes en un hotel de polígono. El viernes tienes una carpeta de papeles y una duda: ¿qué de todo esto se deduce, con qué límite y cómo lo demuestro?

Esta guía recorre los gastos deducibles de un transportista autónomo: gasoil y peajes, dietas de manutención en España y en el extranjero (con importes y condiciones), pernocta, tacógrafo, ITV, neumáticos, renting y leasing, y cuándo tu cliente te retiene IRPF en una factura de portes. Al final, una semana de ruta resuelta con números.

El transporte de mercancías por carretera (epígrafe 722 del IAE) es una de las actividades que pueden tributar por estimación objetiva, los llamados módulos. Ahí el rendimiento no se calcula con tus gastos reales, sino con datos objetivos como la carga del vehículo o los kilómetros recorridos, según explica la AEAT.

Esta guía habla de la estimación directa, donde sí restas tus gastos reales. Si estás en módulos, tus gastos reales no intervienen en el cálculo del IRPF; consulta a tu gestor qué justificantes necesitas igualmente. Lo que sí te afecta es el apartado de retenciones.

El gasoil es tu mayor gasto y el que más se comprueba. Para deducir el IVA necesitas factura con tus datos: el ticket de la gasolinera sin tu NIF puede servir para justificar el gasto, pero no te da el IVA. Pide la factura a tu nombre.

Cuánto IVA restas depende de tu vehículo (art. 95 de la Ley del IVA). Los peajes, el aparcamiento y las reparaciones siguen la misma regla que el propio vehículo:

En el IRPF, el vehículo tiene que estar afecto a la actividad (art. 22 del Reglamento): uno que usas también para tu vida privada, en general, no lo está. Por eso conviene que el camión o la furgoneta de reparto sean solo de trabajo.

La furgoneta de un electricista o un fontanero cae en la tercera fila: para la DGT, llevar herramientas no es transportar mercancías.

Si tu vehículo transporta mercancías por carretera y su peso máximo autorizado es de 7,5 toneladas o más, puedes tener derecho además a la devolución parcial del Impuesto sobre Hidrocarburos por el gasóleo profesional. La AEAT exige inscribirte en el censo antes de consumir y pagar con tarjeta de gasóleo profesional; al acabar cada mes acuerda, en su caso, la devolución y te la paga por transferencia.

Puedes deducir tu propia manutención si cumples cuatro condiciones que fija la AEAT: es un gasto tuyo, se produce en el desarrollo de la actividad, se hace en un establecimiento de restauración u hostelería y se paga con un medio electrónico (tarjeta, bizum, transferencia). El efectivo no vale.

Además hay un límite diario, y lo que exceda no se deduce:

El límite es solo para la manutención. El hotel entra como un gasto más de la actividad (factura a tu nombre, vinculado al viaje); si tienes dudas con un caso concreto, pregúntalo a tu gestor.

Quizá hayas oído hablar de 15 € y 25 € diarios «sin justificar» para los conductores de mercancías. Esa regla del art. 9 del Reglamento del IRPF está pensada para las asignaciones que una empresa paga a sus empleados; no hemos podido confirmar que valga para un autónomo, así que no la uses sin preguntarlo.

Para justificar cada día guarda el ticket del restaurante con el pago con tarjeta y el documento que prueba el viaje (la carta de porte o el albarán de entrega).

Son gastos ordinarios si están vinculados a la actividad, registrados y justificados. Los matices que más se preguntan:

Como cualquier autónomo, también deduces la cuota del RETA (mira la cuota de autónomos 2026), la gestoría y el móvil en su parte profesional. Para el resto, la lista completa de gastos deducibles.

La retención depende de tu régimen, no del camión:

• ▸Estimación directa: tus facturas no llevan retención, factures a un particular, a una empresa o a una comunidad de propietarios.
• ▸Módulos, epígrafe 722: si tu cliente es una empresa, un autónomo o una comunidad de propietarios, te retiene el 1 % de los ingresos íntegros, sobre el importe sin IVA. Si es un particular, no hay retención.
• ▸Si has renunciado a módulos y estás en directa, comunícalo por escrito a tu cliente (con tu NIF, epígrafe, fecha y firma) para que no te retenga.

Ejemplo ficticio: una factura de portes de 1.000,00 € más 210,00 € de IVA suma 1.210,00 €. Con retención del 1 % (10,00 €), tu cliente te paga 1.200,00 € e ingresa esos 10,00 € en Hacienda a tu nombre; luego se te descuentan de tus impuestos.

Cada año, la orden de módulos fija las actividades incluidas: comprueba que la tuya sigue en la lista.

Un transportista autónomo en estimación directa, con un camión de más de 7,5 toneladas solo para trabajo, hace esta semana: lunes y martes duerme en Bilbao, el miércoles vuelve a Valencia y el jueves va y vuelve a Zaragoza en el día. Primero, gasoil, peajes y hotel:

Y las comidas, día a día, con el límite de cada situación:

Se quedan fuera 9,83 €: los 5,50 € del café en efectivo y los 4,33 € del jueves que pasan del límite. Y si uno de los repostajes (base 300,00 €, IVA 63,00 €) lo hubiera pagado sin factura a su nombre, perdería 63,00 € de IVA en el modelo 303 y le costaría más defender el gasto.

En WOWI para transportistas cada gasto lleva su categoría (combustible, vehículo, comidas, otros…). Si filtras por Combustible, ves los repostajes del periodo con proveedor, fecha e importe y el total del filtro.

Son datos de demostración: cuatro repostajes que suman 237,50 €. Para cargar de golpe los tickets de una semana de ruta, la ventana de importar ofrece dos pestañas: IA, para varios tickets a la vez, y Excel/CSV, para un fichero. Revisas cada línea antes de guardar.

Dar de alta gastos requiere conexión, y en carretera la cobertura falla: guarda los tickets y cárgalos cuando tengas datos. Qué sí puedes hacer sin cobertura lo cuenta esta guía sobre trabajar sin internet.

Con los gastos ordenados, falta la otra mitad: cobrar.