La app de facturación para transportistas que se rellena en el muelle

Un presupuesto de porte claro incluye origen y destino, tipo de mercancía, fecha de carga y de entrega, tipo de vehículo (frigorífico, lona, carga completa, grupaje) y el precio del trayecto. Añade como líneas aparte la carga y descarga si la haces tú y cualquier servicio adicional, y deja por escrito si los peajes van incluidos y qué pasa con las esperas.

Dictarlo con el camión parado, en el muelle o en la cabina, te permite responder antes que la competencia. Si repites clientes y tarifas, WOWI recuerda tus clientes recientes y los últimos precios que has usado por concepto; en el borrador lo revisas todo antes de enviarlo, y el cliente lo acepta desde el enlace que le mandas.

Cada envío de transporte público de mercancías por carretera tiene que ir acompañado de un documento de control (Orden FOM/2861/2012). No es una factura: es un documento administrativo que va a bordo durante el viaje y que enseñas si hay una inspección. Lo formalizan el cargador contractual (quien te contrata el porte, sea el dueño de la mercancía, una agencia u otro transportista) y tú como transportista efectivo. El formato es libre, se hacen dos ejemplares, uno para cada uno, y hay que guardarlo al menos un año, en papel o en digital.

Una carta de porte o un CMR sirven como documento de control si llevan todos sus datos. No se exige en las mudanzas, la paquetería, el traslado de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales ni en los transportes que no necesitan autorización. Y si contratas directamente con quien te encarga el porte y el precio pasa de 150 €, además hay que formalizar una carta de porte por cada envío, con el precio y los gastos del transporte (art. 10 bis de la Ley 15/2009): si esa carta de porte lleva también los datos del documento de control, un solo papel sirve para las dos cosas.

Por ley, cargar la mercancía en el camión corresponde al cargador y descargarla, al destinatario (art. 20 de la Ley 15/2009, del contrato de transporte terrestre de mercancías). Solo te toca a ti si se pacta por escrito antes de presentar el vehículo para cargar, a cambio de un suplemento; sin ese pacto escrito, se presume que no se acordó. Y si la haces tú, ese suplemento va en la factura separado del precio del transporte: por eso en el ejemplo de arriba tiene su propia línea. En la paquetería y el reparto de pocos bultos que se manejan a mano, en cambio, la carga y descarga es del transportista salvo pacto.

Ojo con el tamaño del camión: desde el 2 de septiembre de 2022, el conductor de un vehículo de más de 7,5 toneladas de masa máxima autorizada no puede participar en la carga ni en la descarga, salvo excepciones como las mudanzas, las cisternas, los áridos y los vehículos basculantes o con grúa, los portavehículos, la carga fraccionada y la paquetería o los animales vivos (disposición adicional decimotercera de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres). Saltárselo es infracción muy grave, y la ley presume responsables tanto a la empresa del conductor como al cargador y al destinatario.

Si el camión tiene que esperar más de una hora hasta que terminan de cargarlo o descargarlo, puedes exigir al cargador una indemnización por paralización (art. 22 de la Ley 15/2009, en su redacción de 2022). El plazo cuenta desde que pones el vehículo a disposición para la carga o la descarga en los términos del contrato, por ejemplo a la hora pactada. Salvo que hayáis pactado una cantidad mayor, la indemnización es el IPREM diario multiplicado por 2 por cada hora o fracción, sin contar la primera hora y con un máximo de diez horas al día; el segundo día se paga un 25 % más y, a partir del tercero, un 50 % más. Con el IPREM diario vigente en 2026, 20 €, salen 40 € por hora o fracción.

Lo que decide es la prueba: apunta la hora a la que te presentas y la hora a la que terminan, y que lo firme alguien del muelle. Y no lo dejes pasar: las reclamaciones del precio del porte y de las paralizaciones prescriben al año, contado a partir de los tres meses de celebrar el contrato, y una reclamación por escrito suspende ese plazo (art. 79 de la Ley 15/2009). Si la cantidad no pasa de 15.000 €, la ley presume que las dos partes aceptan el arbitraje de la Junta Arbitral del Transporte, salvo que alguna lo rechazara expresamente antes de empezar el transporte (art. 38 de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres).

Si el precio del combustible cambia entre el día en que se cierra el porte y el día en que se hace, el precio pactado se revisa de forma obligatoria, al alza o a la baja, con la fórmula que fija la Administración en las condiciones generales de contratación del transporte de mercancías por carretera (art. 38 de la Ley 15/2009, en la redacción del Real Decreto-ley 9/2026, de 14 de abril). Se aplica siempre que la variación llegue al 5 %, salvo que se haya pactado por escrito un umbral menor; en los contratos de transporte continuado, se revisa en cada periodo de facturación, haya variado lo que haya variado. Un pacto en contra es nulo.

La diferencia tiene que ir desglosada en la factura. Desde abril de 2026, que el cargador o quien paga se oponga a reflejarla en una factura de más de 3.000 € es infracción muy grave de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (art. 140.43).

El transporte de mercancías por carretera tributa al tipo general del 21 %. El tipo reducido del 10 % que recoge la Ley del IVA es para el transporte de viajeros y sus equipajes (art. 91.Uno.2.1º), no para el de mercancías. Los portes internacionales y los envíos a Canarias, Ceuta y Melilla tienen reglas propias de IVA: consulta a tu gestor cómo facturarlos antes de emitir.

En WOWI, los presupuestos y albaranes llevan un tipo de IVA para todo el documento, y en la factura lo eliges línea a línea (0 %, 10 % o 21 %). Revisas el borrador antes de emitir: la app no decide por ti el tratamiento de un porte internacional ni el de una paralización.

Si haces varios portes al mismo cliente durante el mes, el reglamento de facturación permite una sola factura con distintas operaciones realizadas en fechas distintas para el mismo destinatario, dentro de un mismo mes natural (art. 13 del RD 1619/2012). Debe expedirse como máximo el último día del mes; si el cliente es un empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente. Pon en cada línea la fecha y el trayecto del porte, y el número de albarán o de documento de control: así tu cliente la cuadra sin llamarte.

En WOWI, un albarán tiene que estar firmado para pasarlo a factura, y cada albarán firmado se convierte en su propia factura: hoy la app no junta varios albaranes en una. En el borrador de la factura sí puedes añadir líneas antes de emitirla. Cada factura emitida lleva numeración correlativa, código QR y registro con huella encadenada; el envío a la AEAT es hoy manual, con guía paso a paso. VeriFactu será obligatorio para autónomos a partir del 1 de julio de 2027 (sociedades: 1 de enero de 2027) y VeriFactu completo está en los planes de pago. Más detalle en la guía de VeriFactu para autónomos.

Entre empresas y autónomos manda la Ley 3/2004 de morosidad: si no se pacta otra cosa, tu cliente tiene que pagarte en 30 días naturales desde que haces el porte y, aunque se pacte, nunca en más de 60 días. Tú tienes que hacerle llegar la factura antes de que pasen 15 días desde el servicio. En el transporte, además, superar ese máximo legal cuando el porte pasa de 3.000 € y quien paga no es un consumidor es infracción muy grave de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (art. 140.40).

Un detalle si facturas a mes vencido: la factura mensual no alarga el plazo. La Ley 3/2004 solo deja agrupar servicios de un periodo de hasta 15 días, contando el plazo desde la mitad de ese periodo; fuera de eso, cuenta desde cada porte. Pactar «pago a 60 días fecha factura» con una factura mensual deja fuera de plazo los portes de principios de mes.

Al vencer, tu cliente está en mora sin que tengas que reclamárselo: debe intereses de demora (el tipo del BCE más 8 puntos, 10,40 % en el segundo semestre de 2026) y 40 euros por costes de cobro. Para reclamar, el albarán firmado y la factura sirven en el procedimiento monitorio, que no exige abogado ni procurador en su fase inicial. Con un cliente particular esta ley no se aplica: rige lo pactado.

La retención la practica el pagador y depende de tu actividad y de tu régimen. El transporte de mercancías por carretera es una actividad empresarial (epígrafe 722 del IAE). Si tributas en estimación directa, tus facturas no llevan retención. Si estás en módulos y tu cliente es una empresa, un autónomo o una comunidad de propietarios, te retienen el 1 % de los ingresos, salvo que le comuniques por escrito que estás en estimación directa. Los servicios de mudanzas (757) están en la misma lista.

Esa comunicación la prevé el propio reglamento (art. 95.6 del Reglamento del IRPF): tu nombre, NIF y domicilio fiscal, la actividad con su epígrafe del IAE y que determinas el rendimiento en estimación directa. Con ella, tu cliente deja de retenerte.

Para deducir el IVA de un vehículo, la ley exige que esté afecto a la actividad. Con turismos y vehículos mixtos, Hacienda presume que solo el 50 % se usa en el negocio, salvo prueba en contrario. Hay un 100 % presumido para los vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías y para los dedicados al transporte de viajeros, y esa presunción se extiende al combustible, los peajes, el aparcamiento y las reparaciones. Ojo: «transporte de mercancías» se refiere a quien se dedica a transportar mercancías por profesión, no a llevar tus propias herramientas.

Para un camión o un vehículo de carga que no sea turismo ni mixto, la presunción del 50 % no se aplica, pero sigue exigiéndose que el uso sea directo y exclusivo en la actividad y poder probarlo. La categoría de tu vehículo figura en la ficha técnica: consúltala con tu gestor. En el IRPF, la amortización de los elementos de transporte tiene un coeficiente máximo del 16 % en la tabla simplificada.

Los gastos de manutención del propio autónomo son deducibles si se producen en establecimientos de restauración y hostelería y se pagan por medios electrónicos (tarjeta, Bizum, transferencia), con estos límites diarios: 26,67 euros en España sin pernoctar, 53,34 euros pernoctando en un municipio distinto, 48,08 euros en el extranjero sin pernoctar y 91,35 euros pernoctando en el extranjero. El exceso no se deduce y el pago en efectivo no vale.

Atención a una confusión habitual: la exención de justificación de 15 euros diarios (25 en el extranjero) que recoge el reglamento para los conductores de mercancías es una regla de las asignaciones a trabajadores. No la trasladamos al autónomo sin comprobarlo con tu gestor. Tienes la lista completa, con ejemplos, en gastos deducibles de un transportista autónomo.

Un ticket es una factura simplificada: sirve para justificar el gasto, pero para deducir el IVA necesita tu NIF y domicilio y la cuota repercutida por separado. Los tickets de peaje y aparcamiento caben entre los que pueden expedirse como factura simplificada hasta 3.000 euros; en el resto de casos, hasta 400 euros. Con WOWI fotografías el ticket y la IA propone proveedor, fecha, base, IVA y total; lo revisas y lo guardas en su categoría (combustible, comidas, vehículo…). Registrar gastos necesita conexión.

Lo que no hayas fotografiado lo recoge el parte del día: al aparcar, un audio con el gasoil, los peajes, las comidas y lo que te queda (llamar a un cliente, cobrar un porte, una carga del jueves). WOWI lo separa en gastos y en visitas y llamadas pendientes con su fecha, y nada se guarda hasta que lo revisas. Los gastos del parte van sin foto: conserva el ticket o la factura. A final de trimestre descargas un Excel con tus facturas y gastos, y las fotos de los tickets, para pasárselo a tu gestor.

En autopistas, polígonos o naves sin señal puedes abrir WOWI y grabar el dictado: se guarda en tu móvil y, cuando vuelve la conexión, se sube y se convierte en documento. Lo que no se puede hacer sin conexión es crear o editar documentos, registrar gastos o consultar el inventario. Y para que el destinatario firme el albarán en tu móvil, el documento ya tiene que estar creado: en un muelle sin señal, la firma espera a que vuelva la cobertura.