Factura y presupuesto de portes: plantilla por kilómetro para transportistas

Lo más claro para el cliente es el porte por kilómetros entre origen y destino, a tu precio por km (o un precio cerrado si es una ruta fija). El precio por km sale de tus costes: gasóleo, neumáticos, seguro, cuota del camión, tus horas y el viaje de vuelta en vacío si no hay retorno.

La carga y descarga corresponde al cargador y al destinatario, salvo pacto escrito antes de presentar el vehículo; si la haces tú, se factura separada del precio del transporte (art. 20 de la Ley 15/2009). Y con un camión de más de 7,5 toneladas, el conductor no puede participar en ella salvo excepciones (mudanzas, cisternas, vehículos con grúa, paquetería…).

Según la Ley 37/1992 del IVA, forman parte de la base imponible los portes y cualquier otro crédito efectivo a favor de quien presta el servicio (art. 78.Dos.1.º): los peajes que pagas tú y repercutes, o las dietas que el cliente acepta pagarte, van en la factura con el mismo 21 %. Quedan fuera los suplidos, las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente con su mandato expreso (art. 78.Tres.3.º), que se justifican aparte. Tus propias comidas en ruta no se facturan al cliente: son un gasto deducible si las pagas con medios electrónicos en un restaurante, hasta 26,67 € al día en España sin pernoctar y 53,34 € pernoctando.

Las esperas: si la carga o la descarga se retrasa más de una hora, el cargador te debe una indemnización por paralización (art. 22 de la Ley 15/2009); salvo pacto mayor, el doble del IPREM diario por hora o fracción, 40 € en 2026, sin contar la primera hora y con un máximo de diez horas al día. Según la Dirección General de Tributos (consulta V1730-19), esa indemnización no lleva IVA, porque no es el precio de un servicio (art. 78.Tres.1.º). Apunta la hora de llegada y la de salida, y que alguien del muelle lo firme.

El documento de control acompaña cada envío de transporte público de mercancías por carretera (Orden FOM/2861/2012): datos del cargador y del transportista, origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía, fecha y matrícula. Va a bordo, lo formalizan el cargador contractual y el transportista efectivo, se hacen dos ejemplares y se guarda al menos un año. No es una factura ni la sustituye.

El albarán de entrega firmado por el destinatario es tu prueba de que el porte se hizo: con él se emite la factura. La plantilla deja un hueco para el número del documento de control, que WOWI no genera; si dictas el porte en WOWI, puedes decir ese número para que quede en las notas del albarán.

Puedes juntar en una factura los portes de un mismo mes natural para el mismo cliente, expedida antes del día 16 del mes siguiente si el cliente es empresario (art. 13 del Real Decreto 1619/2012). Esa factura mensual no alarga el plazo de pago: 30 días naturales desde el porte si no se pacta otro, nunca más de 60 (Ley 3/2004), con intereses de demora (10,40 % en el segundo semestre de 2026) y 40 € por costes de cobro. En el transporte por carretera, superar el máximo legal con un porte de más de 3.000 € es infracción muy grave (art. 140.40 de la Ley 16/1987).

Retención de IRPF: en estimación directa, ninguna. En módulos (epígrafe 722), tu cliente empresa o autónomo te retiene el 1 %, salvo que le comuniques por escrito que estás en estimación directa (art. 95.6 del Reglamento del IRPF). Ni la plantilla ni WOWI calculan retenciones.