La app de presupuestos y facturas para instaladores de aire acondicionado, aerotermia y calderas

El cliente compara presupuestos, y el que se entiende gana. Pon el equipo con marca, modelo y potencia (en frigorías o en kilovatios), el material de instalación por separado (línea frigorífica por metros, soportes, desagüe, kit de evacuación de humos, material hidráulico), la mano de obra por horas o por jornadas, la puesta en marcha y la retirada del aparato viejo. Si cobras desplazamiento o papeles (certificados, memoria técnica), cada uno en su línea.

Escribe también lo que no incluye el precio: la regata y el yeso, una línea eléctrica nueva desde el cuadro, el andamio o la grúa. Es lo que más se discute al cobrar. Y antes de que el cliente se comprometa, la ley de consumidores le da derecho a conocer el precio total con impuestos. Si instalas o reparas aparatos de uso doméstico, el Real Decreto 58/1988 añade su derecho a un presupuesto escrito válido al menos 30 días.

El tipo general es el 21 %. El 10 % de las obras de renovación y reparación en viviendas exige a la vez que el cliente sea un particular que usa la vivienda para sí (o una comunidad de propietarios), que la vivienda tenga al menos dos años y que los materiales que aportas no superen el 40 % de la base imponible. En una instalación el equipo se come ese 40 % casi siempre: la AEAT lo dice expresamente de la instalación de calefacción y de la sustitución de calderas, que van al 21 %.

Si falla un requisito, todo el trabajo va al 21 %: no se puede poner el equipo al 21 % y la mano de obra al 10 %. El mantenimiento y las revisiones periódicas tampoco son una obra de reparación y van al 21 %, aunque el cliente sea una comunidad. Una reparación con poco material en la vivienda de un particular sí puede ir al 10 % si se cumplen los requisitos; si dudas de si tu trabajo es una obra en la vivienda o la reparación de un aparato, pregúntaselo a tu gestor. Para facturar al 10 %, guarda la declaración firmada del cliente sobre el uso y la antigüedad de la vivienda (artículo 26 del Reglamento del IVA).

La Ley del IRPF (disposición adicional 50.ª, en su texto vigente en octubre de 2026) deja a tu cliente deducirse parte de lo que pague por obras que mejoren la eficiencia energética de su vivienda habitual o de una que tenga alquilada, por lo pagado hasta el 31 de diciembre de 2026. Hay dos deducciones y una misma obra solo da derecho a una: el 20 %, si baja al menos un 7 % la demanda de calefacción y refrigeración, y el 40 %, si baja al menos un 30 % el consumo de energía primaria no renovable o la vivienda llega a la clase A o B.

Lo que importa a un instalador: la ley excluye los costes de instalar o sustituir equipos que usen combustibles fósiles. Una caldera de gas nueva, aunque sea de condensación, no cuenta. Cambiar una caldera de gasóleo por aerotermia, en cambio, puede entrar en la del 40 % si el certificado de después lo acredita; no suele bajar la demanda de la vivienda (eso depende sobre todo del aislamiento y las ventanas), por eso se mira la del 40 % y no la del 20 %.

Hacen falta dos certificados de eficiencia energética de un técnico competente, uno de antes (vale si tiene menos de dos años al empezar la obra) y otro de después, expedido antes del 1 de enero de 2027. La base son las cantidades pagadas por tarjeta, transferencia, cheque nominativo o ingreso en cuenta, incluidos el equipo, la instalación y los certificados; lo pagado en efectivo no cuenta y las subvenciones se descuentan. La deducción es de tu cliente, no tuya: explícaselo y que lo confirme con su asesor antes de contratar.

Instalar, revisar, buscar fugas, cargar o recuperar el refrigerante y desmontar un equipo de aire acondicionado o una bomba de calor con gases fluorados solo lo puede hacer personal con la certificación de manipulador que exige el Real Decreto 115/2017 (artículo 3): la de cualquier carga o la de equipos de menos de 3 kg, la más habitual en un split doméstico. Y el certificado personal no basta: el trabajo tiene que hacerse dentro de una empresa habilitada (artículo 3.8), como una empresa instaladora del RITE. Si eres autónomo, esa empresa puedes ser tú: el RITE admite personas físicas, que se habilitan con una declaración responsable ante su comunidad autónoma.

El caso que más se repite: el cliente compra el split por internet y te llama para instalarlo. Un equipo precargado que no está herméticamente sellado solo se puede vender al usuario final si se acredita que lo instalará una empresa habilitada (artículo 9.8): la tienda le entrega dos ejemplares de la parte B del anexo VI, y tu cliente tiene un año para devolverle uno firmado. Lo firmáis los dos, con los datos del equipo (marca, modelo, número de serie, cantidad y tipo de gas), tu número de registro de empresa y tu número de certificado. Pídeselo antes de empezar.

Según el reglamento de gas (Real Decreto 919/2006, ITC-ICG 08), conectar un aparato de gas a la instalación lo hace siempre un instalador (salvo un tubo flexible con abrazadera, que puede poner el usuario), y la puesta en marcha, el mantenimiento y la reparación los hace el servicio técnico del fabricante o una empresa instaladora de gas. Quien pone en marcha la caldera tiene que entregar al cliente un certificado de puesta en marcha y guardar una copia cinco años. Y si modificas la instalación (más de un metro de tubería, más consumo o un aparato de características distintas), la empresa instaladora emite el certificado, que se queda el usuario, y lo comunica a la compañía suministradora (ITC-ICG 07).

Para el RITE, cambiar una caldera por otra, aunque sea parecida, es una reforma de la instalación térmica. Si el generador nuevo no pasa de 70 kW y su potencia no varía más de un 25 %, no hay que registrar el certificado en la comunidad autónoma, pero tu cliente debe guardar la documentación, que como mínimo es la factura de la caldera y de su instalación (artículo 24.11). Tu factura no es solo para Hacienda: es el papel que la ley le pide conservar.

El Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE) pide más papeles cuanta más potencia: por debajo de 5 kW no hay que presentar documentación ante la comunidad autónoma, de 5 a 70 kW basta una memoria técnica y por encima de 70 kW hace falta proyecto (artículo 15). Si en la vivienda hay varios equipos, se suman sus potencias. Cambiar de tipo de energía, como pasar de una caldera de gasóleo a aerotermia, también es una reforma y necesita memoria técnica o proyecto previos.

En las instalaciones que llevan memoria técnica o proyecto, la empresa instaladora registra el certificado de la instalación en la comunidad autónoma antes de ponerla en servicio, y después entrega al titular la memoria, el manual de uso y mantenimiento, la lista de equipos instalados con su documentación de origen y garantía, los resultados de las pruebas y el certificado registrado (artículo 24). Ponlo como partida en el presupuesto si lo cobras, para que no parezca un extra al final.

Si vendes el equipo a un particular (va en tu factura), respondes de él durante tres años desde la entrega si aparece una falta de conformidad (artículo 120 de la Ley de consumidores). Y una instalación mal hecha por ti cuenta igual que un defecto del propio equipo (artículo 115 quater). El cliente solo puede saltarte e ir directamente al fabricante si dirigirse a ti le resulta imposible o una carga excesiva (artículo 125); si tú respondes por un defecto de fábrica, tienes un año para reclamárselo a quien corresponda.

Si el equipo lo compró el cliente y tú solo lo instalas, la garantía del equipo es de quien se lo vendió y tú respondes de tu trabajo. En la reparación de aparatos de uso doméstico, la garantía mínima de la reparación es de tres meses e incluye piezas, mano de obra y desplazamiento (Real Decreto 58/1988, artículo 6). Además, en la factura de una reparación hay que diferenciar los repuestos de los demás conceptos (artículo 127 bis de la Ley de consumidores).

La garantía comercial del fabricante es otra cosa: se suma a la legal, nunca la recorta, y obliga en las condiciones de su documento y de su publicidad (artículo 127). Léelas antes de prometer nada, porque algunas piden, por ejemplo, la puesta en marcha por el servicio técnico o revisiones periódicas. Y recuérdale al cliente que, según el RITE (artículo 25), el mantenimiento no se puede sustituir por la garantía.

Instalar aire acondicionado, calefacción o aerotermia es una actividad empresarial: el epígrafe 504.3 del IAE, «Instalaciones de frío, calor y acondicionamiento de aire». En 2026 ese epígrafe no está en el régimen de módulos, así que tributas en estimación directa y tus facturas, en general, no llevan retención de IRPF: ni a particulares, ni a empresas, ni a comunidades de propietarios. Si un cliente te la aplica, revisa con tu gestor en qué epígrafe y régimen estás dado de alta.

Si eres autónomo, el programa con el que facturas debe cumplir el reglamento VeriFactu desde el 1 de julio de 2027; si tienes una sociedad, desde el 1 de enero de 2027. Afecta a las facturas, no a los presupuestos ni a los albaranes, y a todas: la de una instalación de aerotermia de diez mil euros y la de una avería de cien. Según la AEAT, en general no pueden convivir facturas hechas con un programa y facturas hechas a mano.

WOWI genera, al emitir cada factura, un registro con huella encadenada, el XML y el código QR, y te guía para el envío a la AEAT, que hoy haces tú desde la app paso a paso. Una factura emitida no se edita: si te equivocas de cliente o de IVA, se corrige con una rectificativa. VeriFactu completo está en los planes de pago, no en el gratuito.

Los tickets del almacén de climatización se guardan con una foto: la IA propone proveedor, fecha, base, IVA y total para que lo revises, y cada trimestre descargas un ZIP con el Excel y las fotos para tu gestor. Con el plan Premium llevas además el stock de equipos y repuestos, con stock mínimo y alertas. Todo esto necesita conexión.

En sótanos, cuartos de calderas y salas de máquinas sin señal puedes abrir WOWI y grabar el dictado: se guarda en el móvil y se convierte en documento al volver la conexión. Y al acabar la jornada, el parte del día: un audio con lo que has comprado, el gasoil y lo que queda (volver con un repuesto, llamar a un cliente por su presupuesto). WOWI lo separa en albaranes o presupuestos, gastos y visitas y llamadas pendientes con su fecha, y nada se guarda hasta que lo revisas. Los gastos y los pendientes no gastan documentos de tu plan.