Trabajos extra en una reforma: cómo presupuestarlos, que el cliente los acepte y cobrarlos

Estás alicatando el baño y la clienta se asoma: «Ya que estás, ¿me cambias la bañera por un plato de ducha?». Dices que sí, por no parar la obra. Al día siguiente, al levantar el suelo, aparece una bajante de plomo que hay que cambiar. Lo arreglas, porque no se puede tapar así. Y el día de cobrar llega la frase: «Eso no estaba en el presupuesto».

Los trabajos extra en una reforma son el punto donde más dinero se pierde y más clientes se enfadan. No por el trabajo, sino porque nadie dejó por escrito qué se hacía, cuánto costaba y quién dijo que sí.

En esta guía tienes la diferencia entre un extra y un imprevisto, la frase que conviene poner en el presupuesto, cómo documentar un extra en cinco minutos, un ejemplo resuelto con números (incluido el error de IVA que puede costarte caro) y cómo cobrarlo sin discusiones.

No todo lo que no estaba en el presupuesto es igual.

• ▸Extra (o mejora): lo pide el cliente. Cambiar la bañera por un plato de ducha, alicatar hasta el techo en vez de a media altura, añadir un enchufe. Es una decisión suya y tiene que saber cuánto le cuesta antes de que lo hagas.
• ▸Imprevisto: aparece al abrir y nadie lo podía ver. Una bajante de plomo, una humedad, un tabique que no aguanta, una instalación eléctrica sin toma de tierra. No es culpa de nadie, pero alguien tiene que decidir qué se hace y quién lo paga.

En los dos casos la regla práctica es la misma: se valora aparte, se le manda al cliente y no se hace sin su visto bueno.

Hay además una razón legal. Si pactaste un precio cerrado por toda la obra (lo que el Código Civil llama «ajuste alzado»), el artículo 1593 del Código Civil dice que no puedes pedir más aunque suban los jornales o los materiales; solo puedes cobrar más por cambios que aumenten la obra si el propietario los autoriza. Esa autorización es lo que tienes que poder enseñar el día de cobrar.

El mejor momento para hablar de extras es antes de que existan: en el presupuesto. Bastan tres cosas.

1. 1Una frase de extras e imprevistos. Por ejemplo: «Cualquier trabajo que no figure en este presupuesto, lo pida el cliente o aparezca durante la obra, se valorará aparte y no se ejecutará sin su aceptación por escrito, por firma o por mensaje».
2. 2Tus precios de referencia. El precio de tu jornada, del metro cuadrado de alicatado o del punto de fontanería. Si el cliente ya los conoce, el extra no le sorprende.
3. 3Qué pasa con el plazo. Cada extra puede sumar días. Si lo dejas escrito, nadie te reclama un retraso que vino de un cambio que pidió él.

Separa también en el presupuesto qué materiales pones tú y cuáles elige y compra el cliente. Lo vas a necesitar para el IVA, como verás en el ejemplo.

Un extra bien documentado no necesita un papel complicado. Necesita que cualquiera que lo lea entienda lo mismo:

• ✅A qué obra pertenece («Adicional al presupuesto de la reforma del baño»).
• ✅Qué se hace, con cantidades: «retirar bañera y ejecutar plato de ducha de obra con mampara».
• ✅Cuánto cuesta, separando mano de obra y material, y con el IVA.
• ✅Cuántos días suma al plazo.
• ✅La aceptación del cliente antes de empezar: su firma, un mensaje o la aceptación desde el enlace del presupuesto.

Y lo que conviene evitar:

• ❌«Ya lo hablamos al final.» Al final, cada uno recuerda una cifra distinta.
• ❌Meter el extra en la factura final sin haberlo enviado antes. El cliente lo ve por primera vez cuando le pides el dinero.
• ❌Valorarlo «a ojo» de palabra. Si no lo dices con números, no lo has presupuestado.

Ejemplo ficticio. Carmen López contrata la reforma de su baño con precio cerrado. Vive en el piso, que tiene treinta años, así que la obra va al 10 % de IVA. A mitad de obra salen dos cosas: ella pide cambiar la bañera por un plato de ducha de obra (extra) y, al levantar el suelo, aparece un tramo de bajante de plomo (imprevisto). Cada uno se valora y se acepta antes de hacerlo.

La base de cada línea incluye la mano de obra: 3.100 € en el presupuesto inicial, 280 € en el extra y 220 € en el imprevisto.

Comprueba el IVA reducido: los materiales que aportas son 2.230 € sobre una base de 5.830 €, un 38,25 %. No pasan del 40 %, así que el 10 % se mantiene: 583 € de IVA y 6.413 € en total. Sin esos dos documentos aceptados, 1.030 € de base, más su IVA, dependerían de la memoria de cada uno.

La trampa: un extra con mucho material

Imagina que Carmen pide además un mueble de lavabo y una mampara de gama alta que compras tú: 900 € de material y 60 € de colocación. La base sube a 6.790 € y los materiales a 3.130 €, un 46,1 %. Si el extra forma parte de la misma obra, los materiales ya superan el 40 % y toda la obra pasaría al 21 %: 1.425,90 € de IVA en vez de 679 €, casi 747 € más para el cliente. No se puede facturar el mueble al 21 % y el resto al 10 %, porque la operación no se trocea.

La salida es hablarlo antes: o el cliente compra ese mueble por su cuenta (el material que compra él no es aportación tuya) o se acepta el 21 % para toda la obra. Si tienes dudas sobre si un extra forma parte de la misma obra o es un trabajo aparte, consúltalo con tu gestor antes de facturar.

Dos cosas cambian cuando aparecen extras: el IVA y la forma de cobrar.

El IVA. El 10 % de una reforma de vivienda exige, entre otros requisitos, que los materiales que aportas no superen el 40 % de la base imponible de la operación, según la AEAT en sus preguntas frecuentes sobre obras en viviendas. Cada extra con material mueve ese porcentaje. Vuelve a hacer la cuenta antes de aceptar uno grande.

El cobro. Lo más sencillo es sumar cada extra aceptado al siguiente pago pactado o a la factura final, y decirlo en el propio documento del extra («se abonará con el pago de fin de obra»). Si cobras por fases, cada anticipo lleva su factura y el IVA se devenga al cobrarlo; lo tienes en cómo facturar anticipos de obra. Y si un extra se queda sin pagar, en cómo evitar impagos hay mensajes de WhatsApp para reclamarlo sin perder al cliente.

En WOWI, cada extra es un presupuesto más, y lo haces desde la obra:

1. 1Pulsas el micrófono y dictas: «Presupuesto adicional para Carmen López: cambiar la bañera por un plato de ducha de obra con mampara, 280 de mano de obra y 370 de material. Suma un día al plazo».
2. 2WOWI prepara el borrador con sus partidas, el IVA y el total. Revisas cantidades, precios y el tipo de IVA (en presupuestos y albaranes hay un tipo para todo el documento).
3. 3Lo mandas por WhatsApp, por correo o con un enlace. Cuando el cliente lo abre por primera vez, te avisa.
4. 4El cliente pulsa «Aceptar presupuesto» en su móvil. El documento queda «Aceptado» con su fecha y te llega el aviso. Esa es tu autorización por escrito.
5. 5Si a los 3 días no ha respondido, WOWI te avisa y te deja el recordatorio de WhatsApp escrito; tú decides si lo envías.
6. 6Al terminar, cada presupuesto aceptado se convierte en albarán, que el cliente puede firmar con el dedo en tu móvil, y después en factura, sin reescribir nada.

Si el extra te lo piden a última hora y no tienes un minuto, apúntalo en el parte del día: al acabar la jornada dictas un audio con lo que has gastado, lo que queda pendiente y lo que te han pedido, y WOWI lo separa en presupuestos o albaranes, gastos y pendientes con fecha. Nada se guarda hasta que lo revisas. Cómo encaja todo esto en el día a día de una reforma lo tienes en WOWI para reformas.

Lo que WOWI no hace: no decide por ti si el extra va al 10 % o al 21 % (el tipo lo eliges tú) ni reparte los gastos por obra. Si quieres seguir lo que gastas en cada reforma, pon el nombre de la obra en la descripción del gasto.

Repaso rápido de los errores que más dinero cuestan con los extras:

• ❌Hacer el extra «porque ya estás» y valorarlo después.
• ❌Aceptar de palabra un cambio que suma días y luego cargar con el retraso.
• ❌Tapar un imprevisto sin fotos ni aviso.
• ❌No revisar el 40 % de materiales cuando el extra lleva mucho material.
• ❌Cobrar el extra en efectivo en una obra de 1.000 € o más.

Y lo que funciona: una frase de extras en el presupuesto, tus precios de referencia a la vista, cada extra en su propio documento aceptado antes de empezar y el cobro pactado en el mismo papel. Si además lo dictas en la obra, el papeleo te lleva dos minutos y no una discusión el día de cobrar.

El siguiente paso es mirar cuánto te dejan de verdad esos extras: horas, materiales y desplazamientos también cuentan.