¿Se puede facturar con Excel con VeriFactu en 2027? Lo que dice la AEAT

Llevas años facturando con una plantilla de Excel o de Word y alguien te ha dicho que en 2027 «se acabó». La respuesta corta: no es tan simple. Según la AEAT, una hoja de cálculo usada solo para escribir, imprimir y guardar facturas queda fuera de VeriFactu. Pero si esa hoja además genera tus libros de IVA, por ejemplo con una macro, pasa a ser un sistema informático de facturación y tiene que cumplir el reglamento.

Aquí tienes lo que dice la AEAT con sus palabras, un árbol de decisión, un ejemplo con números y las alternativas. A 20 de septiembre de 2026 VeriFactu todavía no es obligatorio para autónomos: léelo con calma. Para las fechas y modalidades en general, está la guía general de VeriFactu para autónomos.

Son respuestas de las preguntas frecuentes de la AEAT sobre los ámbitos de aplicación, actualizadas el 22 de julio de 2026. «RRSIF» es el reglamento de los sistemas informáticos de facturación; «SIF», el sistema informático de facturación.

Facturas a mano. «En el caso de que la facturación se produzca de forma manual, por talonarios o escribiendo sobre los mismos a mano o a máquina, no le afectaría el RRSIF porque no utiliza ningún sistema informático de facturación (SIF) para expedir sus facturas.» Es decir: ni Word ni Excel son, por sí mismos, un SIF.

Excel, Word y similares. «El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para: Introducir los datos de las facturas. Expedir e imprimir las facturas. Conservar la información de facturación.» Y añade que sí se considerará un sistema informático de facturación si, además, se utiliza «para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias».

El ejemplo de la propia AEAT. Según la AEAT, «si un usuario utiliza una hoja de cálculo Excel para generar simples listados de facturas emitidas, incluyendo sumatorios o el uso de otras reglas de cálculo, no le afectará el Reglamento. Pero si la utiliza programando una Macro, para generar el libro registro de facturas expedidas, su hoja de cálculo sí se considerará un sistema informático de facturación y, por lo tanto, deberá cumplir con los requisitos del Reglamento».

No se puede mezclar. «Con carácter general, no es posible que conviva la emisión de parte de las facturas con un SIF y parte de forma manual.» La AEAT añade que puede verificar si una hoja de cálculo cumple los criterios de un sistema de facturación.

Es la «regla de los 4 NO» de la AEAT en forma de preguntas: el reglamento afecta a quien expide facturas y NO factura solo a mano, NO está en el SII, NO tiene domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra y NO tiene una resolución de no aplicación. Contesta en orden y párate en la primera respuesta que te dé un resultado.

1. 1¿Tienes tu domicilio fiscal en el País Vasco o en Navarra, llevas tu IVA por el Suministro Inmediato de Información (SII) o tienes una resolución de no aplicación? Sí: este reglamento no te aplica. No: sigue.
2. 2¿Facturas solo a mano, con talonario o escribiendo a mano o a máquina? Sí: no te afecta. No: sigue.
3. 3¿Usas Word o Excel solo para escribir los datos, imprimir y guardar las facturas, aunque hagas sumas o listados? Sí: no te afecta. No: sigue.
4. 4¿Tu hoja genera además, por ejemplo con una macro, tus libros de IVA o IRPF, tu contabilidad u otro resultado fiscal? Sí: es un sistema de facturación y debe cumplir el reglamento.
5. 5¿Usas un programa de facturación, o tu gestor emite tus facturas con uno? Sí: ese sistema debe cumplir el reglamento: pide su declaración responsable.
6. 6¿Mezclas un talonario con un programa? No se puede: si usas un sistema para alguna factura, todas deben salir de él.

Si tu caso es el 4 o el 5, la fecha límite es el 1 de julio de 2027 (1 de enero de 2027 si tributas por el Impuesto sobre Sociedades). Y no lo confundas con la factura electrónica obligatoria entre empresas (Real Decreto 238/2026): es otra obligación, con calendario propio.

Si tu Excel cae en el punto 4, el problema es técnico. La ley (artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria) exige que estos sistemas garanticen «la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos». En la práctica, cada factura genera un registro con una huella enlazada al anterior, lleva un código QR y no se puede modificar ni borrar: las correcciones se hacen con un registro adicional. Una hoja de cálculo deja cambiar cualquier celda en cualquier momento, y por eso le cuesta cumplir.

Ejemplo ficticio. Tres autónomos y cómo les afecta:

Cada trimestre, Marcos pulsa un botón y su macro suma las 30 facturas del periodo (base de 21.500,00 €, IVA del 21 % de 4.515,00 €, total de 26.015,00 €) y rellena el libro registro. Es justo el ejemplo que cita la AEAT. Antes de julio de 2027 tiene tres caminos: quitar la macro y pasar las facturas a su gestor para que lleve los libros (emite él sin sistema informático, un caso que la AEAT contempla y que no le afectaría); pasar a un programa con declaración responsable; o valorar la aplicación gratuita de la AEAT. Lola y Pepe pueden seguir como están; Lola solo debe evitar añadir una macro que genere libros.

La aplicación gratuita de la AEAT. La AEAT ofrece una aplicación gratuita de facturación, con guía propia en su sede electrónica. Según la AEAT, solo admite facturas completas (no simplificadas), no admite facturas con varios destinatarios y está pensada para «pequeños empresarios que, por el escaso número de facturas emitidas, no dispongan de su propio SIF». No fija un número concreto: valora si tu volumen encaja.

Un programa con declaración responsable. La AEAT no homologa ni certifica programas: es una «auto-certificación» del fabricante, visible en el propio programa. Pídela.

Que tu gestor emita tus facturas. Es posible, pero, según la AEAT, la delegación «no exime al obligado a expedir facturas (empresario) de la responsabilidad sobre dicho cumplimiento».

Fechas. Las del Real Decreto-ley 15/2025: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto. Antes hay un «periodo de pruebas»: puedes seguir con tu programa actual.

Sanciones. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria distingue dos casos. A quien fabrica o comercializa sistemas que no cumplen: 150.000 euros por ejercicio y tipo de sistema (1.000 euros por cada sistema comercializado sin certificar). A quien tiene un sistema que no se ajusta: multa fija de 50.000 euros por ejercicio. La AEAT precisa que se sancionará tras valorar el comportamiento del obligado y su responsabilidad. Si facturas a mano, o con una hoja que no es un sistema de facturación, no estás en ese supuesto.

En cinco minutos, antes de decidir nada:

• ✅Anota cómo facturas hoy y quién emite materialmente las facturas: tú, tu gestor o un programa.
• ✅Si usas Excel o Word, comprueba que no haya macros ni fórmulas que generen libros registro, contabilidad u otros resultados fiscales.
• ✅No mezcles talonario y programa: o todo fuera de un sistema, o todo dentro.
• ✅Si vas a cambiar, pide la declaración responsable y prueba el programa antes de julio de 2027. Cuida la numeración: dentro de cada serie debe ser correlativa.
• ✅Consulta con tu gestor cómo llevar libros y modelos: no cambian.

WOWI es un programa de facturación, no una hoja de cálculo. En la cuenta de demostración (datos ficticios) la factura nace en borrador, con el aviso «Borrador - Sin registrar en VeriFactu». Antes de emitirla, un diálogo revisa 11 comprobaciones de requisitos (NIF y nombre del emisor, datos del cliente, integridad de la cadena hash, QR, inalterabilidad…).

Al emitirla se genera una huella digital (hash SHA-256) enlazada con la de la anterior, un QR con la URL de la AEAT, el texto legal en el PDF y un XML preparado. Es irreversible: una factura emitida no se modifica ni se elimina, y las correcciones van por factura rectificativa. Justo lo contrario que una celda de Excel.

Si vienes de Excel, WOWI permite importar facturas históricas y de Excel, y configurar desde qué número empieza tu serie. No envía tus facturas a la AEAT por su cuenta: ofrece una guía paso a paso, una cola de registros pendientes y el botón «marcar como enviado». Hay plan gratuito; las funciones VeriFactu completas van en los planes de pago. Sin cobertura puedes grabar el dictado, que se procesa al volver la conexión (qué puedes hacer sin internet). Más en VeriFactu en WOWI.

Cada oficio tiene sus casos. Si trabajas con instalaciones y obras, mira cómo se aplica a los electricistas; si tu día a día son urgencias y contratos, el artículo de fontaneros. Todo esto es información general: para tu caso, consulta con tu gestor.